Hoe je facturatieprogramma’s koppelt aan Peppol via Teamleader Focus

In de wereld van facturen kan het soms voelen alsof je een puzzel van duizend stukjes probeert te leggen… zonder het doosje met het voorbeeldplaatje. Gelukkig maakt Teamleader Focus het een stuk simpeler om je facturatieprogramma’s te koppelen aan Peppol, zodat je facturen sneller en slimmer hun bestemming bereiken.

De basis: wat is Teamleader Focus en waarom koppel je het aan Peppol

Voordat we in de technische magie duiken, is het handig om te weten waarom je deze twee überhaupt zou combineren. Teamleader Focus is een alles-in-één tool voor ondernemers waarmee je je administratie, projecten en klanten kunt beheren. Voeg daar peppol aan toe, en je hebt een razendsnel, veilig netwerk om facturen direct bij de juiste ontvanger af te leveren. Geen omwegen, geen zoekgeraakte bijlages.

Het mooie is dat je geen IT-wizard hoeft te zijn om dit voor elkaar te krijgen. Teamleader Focus heeft namelijk al de nodige integratiemogelijkheden ingebouwd, waardoor je met een paar klikken de koppeling maakt. Je kiest je facturatieprogramma, doorloopt een korte set-up, en klaar. Het is net zo simpel als een Spotify-playlist maken – maar dan voor je facturen.

Bovendien zorgt deze koppeling voor een professionele uitstraling. Klanten zien dat je digitaal up-to-date bent, en je administratie krijgt een enorme efficiëntieboost. Zo hou je meer tijd over om je te focussen op je business, in plaats van op eindeloze factuurmails.

De voorbereiding: wat je nodig hebt voor een soepele koppeling

Een goede voorbereiding is het halve werk, ook bij het koppelen van facturatieprogramma’s aan Teamleader Focus via Peppol. Begin met het checken of je facturatieprogramma compatibel is met Teamleader Focus. De meeste bekende pakketten, zoals Exact Online of Moneybird, hebben al integraties die de koppeling kinderspel maken.

Zorg er ook voor dat je een actief account hebt bij zowel Teamleader Focus als je facturatieprogramma. Klinkt logisch, maar je wilt niet halverwege het proces ontdekken dat je licentie verlopen is. Ook handig: zorg dat je inloggegevens bij de hand hebt, want tijdens de installatie moet je ze vaak even invoeren.

Verder is het slim om vooraf je factuurinstellingen te controleren. Denk aan je bedrijfsgegevens, btw-instellingen en bankrekeningnummer. Als deze info klopt, wordt alles automatisch goed doorgezet. Geen gedoe met teruggestuurde facturen omdat er een typfout in je rekeningnummer staat – dat is het digitale equivalent van je sokken kwijt zijn in de was.

Het koppelen: stap voor stap naar een werkende integratie

Nu komt het leukste deel: de koppeling maken. Open Teamleader Focus, ga naar de integratie-instellingen en zoek naar je facturatieprogramma. Vaak klik je gewoon op “Verbinden” en log je in bij je facturatieprogramma om toestemming te geven voor de koppeling.

Daarna stel je in dat facturen automatisch via Peppol verzonden worden. Dit is meestal een kwestie van een vinkje zetten. Sommige systemen vragen nog welke factuurstatus je wilt gebruiken – bijvoorbeeld “definitief” of “concept” – voordat ze worden verzonden.

Wanneer alles klaarstaat, is het tijd voor een test. Maak een proef-factuur aan en kijk of deze netjes via Peppol bij de ontvanger belandt. Werkt alles zoals verwacht, dan kun je voortaan met één druk op de knop facturen versturen. Zo voelt administratie ineens niet meer als een tijdrovende klus, maar als iets dat je fluitend tussen twee afspraken door regelt.

Extra tips voor een efficiëntere workflow met Teamleader Focus

Koppelen is één ding, maar er zijn ook manieren om je facturatieproces nóg slimmer te maken. Zet bijvoorbeeld automatische herinneringen aan voor openstaande facturen. Zo hoef je zelf niet achter betalingen aan te jagen, en blijft je cashflow gezond.

Maak gebruik van sjablonen binnen Teamleader Focus. Zo hoef je niet telkens opnieuw je facturen op te maken en kun je toch een professionele, consistente uitstraling behouden. Klanten herkennen je huisstijl en dat wekt vertrouwen.

Tot slot: hou je integraties up-to-date. Software verandert continu en soms moet je een koppeling opnieuw autoriseren of instellingen bijwerken. Even vijf minuten per kwartaal checken kan je later uren troubleshooting besparen. En eerlijk, vijf minuten is nog geen halve kop koffie.